广州市中外合资合作经营企业档案管理试行办法

1. 广州市中外合资合作经营企业档案管理试行办法

第一章　总则第一条　为加强对中外合资、合作经营企业档案管理工作，根据《中华人民共和国中外合作经营企业法》、《中华人民共和国中外合资经营企业法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本市实际，特制定本办法。第二条　中外合资、合作经营企业（简称合营企业，下同）档案是指企业在生产、技术、经营管理活动中形成具有保存价值的各种载体的历史记录，属国家档案的组成部分。第三条　合营企业有保护档案的义务，其档案管理工作应接受上级业务主管部门和档案行政管理部门的监督、指导，并按集中统一的原则管理。第二章　合营企业档案管理部门与职责第四条　合营企业应设立档案室，配备档案专业人员，统一管理本企业在工作和生产经营活动中形成的全部档案材料。第五条　合营企业聘请的档案专业人员应享受工程技术或档案专业人员待遇。第六条　合营企业的档案室的职责是：
　　（一）拟定本企业档案管理的各项规章制度；
　　（二）监督、指导本企业各业务部门做好文件材料的形成、收集、积累和立卷归档工作，以及图纸的更改、补充工作，参与对科研成果、基本建设、产品试制、设备开箱等技术鉴定或竣工验收工作，负责审查归档的科技文件的完整性、准确性；
　　（三）接收本企业各业务部门形成的档案，并对之进行系统加工整理、分类、编目、登记及保管工作；
　　（四）编制必要的检索工具和参考资料，为开展档案利用工作创造条件，提供档案为企业各项工作服务；
　　（五）承办档案材料鉴定和销毁档案的具体工作；
　　（六）做好向档案馆移交档案的准备工作。第三章　文件材料归档第七条　合营企业的文件归档范围包括行政管理、计划、统计、生产技术、劳动工资、经营销售、物资采购、财务（会计）、产品、基建、设备、培训、公关、保安以及党、工、团组织形成的具有保存价值的文件、图样、图表、计算材料、照片、录音、录像、缩微胶片、盘带等。第八条　合营企业文件材料的形成、积累、收集、整理立卷归档工作列入经营管理、生产技术、基建、科研全过程中的必要程序，列入经办人员的职责范围。凡办理完毕的具有保存价值的文件材料，应由各业务部门指定人员负责收集齐全，核对准确，整理立卷，经有关领导审阅签名，按规定向企业档案部门移交，任何个人和部门都不得分散保存，因生产需要留用的，可复制一份，原件由企业档案部门保存。第九条　凡引进技术、设备开箱，工程项目竣工验收，新产品开发鉴定，必须有企业档案部门派人参加。档案资料应由档案室集中统一管理，出国考察、培训带回的文件、资料均应交由档案室保存。第十条　合营企业的文件材料，一般应于翌年上半年整理立卷。其中科技文件材料，应在技术（工程）项目试制、投产、竣工后三个月内，经企业有关领导审定后，向档案室归档。第十一条　凡档案的文件材料，书写材料统一使用炭素墨水或蓝墨水书写，不得用铅笔、圆珠笔书写。要求字迹工整、图样清晰、纸质优良、文件和图纸规格符合国家规定。第四章　档案的管理第十二条　合营企业应在文件材料的形成、收集、整理、立卷归档，档案的借阅利用、保管、鉴定、统计、保密、图纸修改、补充以及库房管理等方面，建立、健全各项规章制度，保证档案的完整和安全，使编制分类方案、系统整理时有所依据。第十三条　凡归档的文件必须齐全、分类清楚、组卷正确、系统排列、标题明确，符合案卷质量规定。对不符合要求的归档文件，企业档案室有权责令有关部门限期纠正。第十四条　合营企业档案室应按规定做好档案鉴定工作，需要销毁无保存价值的档案，必须造具清册，经企业领导批准并报主管机关备案。销毁档案时应指定监销人。第十五条　合营企业的档案室库房内应当保持适当的温度和湿度，有防盗、防火、防高温、防潮、防虫、防尘等安全设施。对破损的档案，须及时修补和复制。第十六条　合营企业合同期满、中途歇业或解散时，其档案应移交其主管机关保存。其中设备、基建方面的科技档案可随设备、房产移交其接管单位，但必须办理档案移交手续。第五章　附则第十七条　我市在港、澳设立的合资、合作企业，其档案管理参照本办法执行。第十八条　本办法由市档案局负责解释。

2. 广东省涉外经济合同档案管理规定

第一条　为加强对涉外经济合同档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国涉外经济合同法》的有关规定，制定本规定。第二条　本规定所称的涉外经济合同（以下简称合同）档案是指中华人民共和国的企业或者其他经济组织同外国企业及其他经济组织或者个人之间订立的、有保存价值的合同及其有关文件材料。第三条　合同档案是维护企业合法权益的有效凭证，是反映涉外经济活动的重要史料。各级档案行政管理部门必须加强对合同档案工作的监督和指导。第四条　合同档案是本单位档案的组成部分，必须按照档案工作的原则，实行集中统一管理，有效地利用。第五条　合同的归档范围，应包括国际货物买卖，兴办中外合资与合作经营企业、外资企业，中外合作勘探开发自然资源、国际工程承包、补偿贸易、来料加工装配、进料加工，技术贸易、技术谘询，技术产品开发，技术经济合作，设备进出口、运输、劳务出口，保险、贷款、租赁、保管、委托、代理等方面所形成的各种不同形式和载体的合同文件材料。第六条　合同订立过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文电、合同正本及合同证明的附件等；合同履行中产生的货物进出口的海关申报单、商品检验和工商登记材料，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料，都必须归档，个人不得擅自留存。第七条　凡归档的合同文件材料必须是原件。各有关单位在形成合同文件材料时，要兼顾工作方便和归档需要。第八条　合同成立后，各有关单位应由承办人员将属于归档范围的合同文件材料收集齐全，系统整理，经部门负责人审查，于翌年上半年内移交给本单位的档案机构或档案工作人员集中统一保管。
　　合同履行中，有关部门还应指定承办人员负责继续收集、积累针对合同内容所产生的各种文件材料，以保证合同档案的齐全完整。第九条　归档合同文件材料的整理立卷，可根据本单位的实际情况，按项目组卷（即一个项目的合同文件材料，组成一卷或数卷），或者按项目性质、专业、结合地区、价值等特征分门别类，组成案卷。第十条　各有关单位要根据国家有关档案保管期限的规定，正确划分本单位的合同档案保管期限。凡反映本单位主要职能活动，对国家建设和历史研究有长远利用价值的合同档案，列为永久保存；对本单位在一定时期内有查考利用价值的合同档案，列为长期或短期保存。第十一条　各有关单位档案机构或档案工作人员，要根据实际情况和需要，认真编制合同档案的检索工具，积极做好合同档案的提供利用工作。第十二条　合同档案的保管、鉴定、销毁、统计、借阅工作，按国家有关档案管理的规定执行。第十三条　中华人民共和国的企业或者其他经济组织同香港、澳门、台湾的企业和其他经济组织或者个人之间订立的合同文件材料的管理，可参照本规定执行。第十四条　凡形成合同档案的单位，应根据本规定，结合本单位实际情况，制定实施细则。第十五条　本规定自一九八九年十二月一日起施行。